私の本業はQAエンジニア(QA＝Quality Assurance/品質保証)です。それに関連した本について、私なりにかみ砕いていきます。
まず、私は空調業界に居ます。現在、出回っている製品も多岐にわたります。顧客からいろんな情報をいただきます。私は、その顧客からの情報をまとめること・対策を練るための情報をかき集める業務に奮闘しています。
私(著者)の仕事とマネジメントシステム・PDCA
この本の著者は、ウェブ制作に携わっているということですが、依頼者・広報部門・IT部門に確認する流れであったようで、
作成⇒依頼者確認⇒修正⇒OK⇒広報担当確認⇒修正⇒OK⇒IT部門確認⇒修正⇒OK
このような流れで、1人(1部門)ずつ確認を取っていき、完成に近づける流れでした。しかし、これだと何回も変えなければならないということでした。
プロセス改革を起こしたようで、
依頼者・広報担当・IT担当を集めて構想を練る⇒練った構想より作成⇒依頼者確認⇒広報担当確認⇒IT部門確認⇒OK
このように、1人1人の承認を得てからではなく、最初から承認を貰う人たちを集めて、構想を練ることで、後戻りを防止することができるという経験をされました。
私も、資料作成の際に、後戻りになってしまうことが、何度もありました。原因はいくつかあります。
- 業務の目的が明確ではなかった
- 先人から作り方を学んでいなかった(今まで作られた資料から学んでいない)
- 早く作らなければ、という思いで焦っている
他にもありますが、主にこの3点に行き着きます。
これらを深掘りすると、
- 業務の目的が明確ではなかった
- 作成することばかりを気にして、「何を作るか」を気にしていなかった
- 早く提出したかったから
- 評価を上げたかったから
- 昇給を狙っていたから
- 住宅ローンを抱えているから
- 住宅ローン破綻しないように、かつ早期完済したかったから
- 先人からの作り方を学んでいなかった(今まで作られた資料から学んでいない)
- 早く提出したかったから
- 評価を上げたかったから
- 昇給を狙っていたから
- 住宅ローンを抱えているから
- 住宅ローン破綻しないように、かつ早期完済したかったから
ちょっと後半部分は強引になってしまったわけですが、これを「なぜなぜ分析」と言います。「なぜ?」を5回繰り返すことで、本質に辿り着く手法です。製造業ではよく使われております。ここでの本質は、5～6回目に出てきた「住宅ローン破綻しないように、かつ早期完済したかったから」を本質とします。
私としては、良かれと思ったことが裏目に出ていたことがわかりました。つまり、下手でも早くということではなく、ある程度作り込んで、1発で合格を目指すことが早く作成できることに辿り着きました。
1発合格を狙っても、修正依頼がありますので、
ちょっと強引ですが、私が改善することは、
- 業務の目的を明確にする
- 先人からの作り方を学ぶ
- 焦らない
最初の原因をただ逆にしただけじゃねーか。って思いますが、これが改善案として生きていきます。良かれと思ってダメなので、これを変えることで、少しずつ質が上がっていくはずです。
これが、上手くいっているかも、判断しなければなりません。やり方を変えても、結果に結びついていなければ意味がありません。
- 前より上手くできたか
- 前より早くできたか
- 前よりもわかりやすいか
- 前より簡単になったか
ということを判断していき、効果が出たらそのまま続ければ良いでしょう。逆に効果が出ない、デメリットが大きかったなどあると思います。上手くいかなければ、上手くいかなかったことを分析する必要もありますが、やり方を変えて、再チャレンジします。上手くいったら、それをルーティン化・システム化していきます。
第三者による改善提案
まず、ISO9001は品質マネジメントの国際規格です。1987年に発行され、1994年、2000年、2008年、2015年と改訂されてきました。多くの製造業が導入しております。まだ、導入していない企業もあるでしょうが、ISO9001＝高校卒業のように、義務ではないものの、製造業の義務の一つと考えてもおかしくありません。
ISO9001を導入したことで、第三者の視点を持つことができます。会社内の人では見落としてしまう箇所を会社外の視点で改善案を出していただくことができます。そこで改善案を出されますが、改善が難しい難題を出されることが度々あります。それが、伸びしろとも言えます。もちろん、様々な事情で解決できない部分もあると思います。一気に変われなくても、徐々に変えていくことで改善される部分もあると考えられます。
まだ導入されていない会社は、社会から頓挫されてしまいます。今後、製造業はISO9001の取得が義務といってもおかしくないと考えられます。
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